Liên hệ với trường đại học hiệu quả trong mùa đại dịch Covid-19

lien he truong dai hoc trong dich Covid 19

Đại dịch Covid-19 đã khiến cho các hội thảo hay triển lãm du học tạm thời ngừng tổ chức nên cách duy nhất bạn có thể liên hệ với trường đại học tiềm năng ở nước ngoài ở thời điểm này là trò chuyện qua các nền tảng trực tuyến. Dưới đây là một số lời khuyên của Hotcourses Vietnam về những điều nên và không nên làm khi tương tác với đại diện các trường đại học mà bạn nên lưu ý.

Đối đáp lịch sự giống như trò chuyện trực tiếp

Bạn nên trò chuyện với đại diện các trường đại học một cách từ tốn và lịch thiệp như khi nói chuyện ở ngoài đời. Đừng quên luôn tôn trọng quan điểm của đối phương và tuyệt đối trân trọng thời gian của họ. Một trong những điều tối kị khi giao tiếp trực tuyến là liên tục gửi tin nhắn hay email làm phiền người khác khi chưa nhận được câu trả lời nhanh chóng như dự kiến. Làm như vậy không thể khiến mọi thứ nhanh hơn mà bạn còn có nguy cơ chẳng nhận được câu trả lời nào vì đã làm cho đối phương khó chịu.

Đại diện các trường đại học không phải là bạn bè hay người thân của bạn nên cần hạn chế sử dụng các biểu tượng cảm xúc hoặc những cụm từ viết tắt. Bạn nên cố gắng đọc lại một lần nữa tin nhắn hoặc email của mình để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy trước khi nhấn nút gửi. Dù bạn có nôn nóng muốn nhận được phản hồi thế nào thì vẫn nên cố gắng điều chỉnh cảm xúc khi diễn đạt một cách phù hợp để tránh trường hợp đối phương cảm thấy phật lòng.

lien he truong dai hoc

Bạn nên chủ động tôn trọng quyền riêng tư của đối phương và tính bảo mật của cuộc hội thoại. Ví dụ như nếu bạn cảm thấy không vừa lòng với phản hồi của ai đó hoặc cho rằng một câu nói nhất định là hài hước thì cũng không nên chụp màn hình rồi đăng lên mạng xã hội. Đừng quên đặt bản thân mình vào vị trí của người khác trước khi chia sẻ thông tin cá nhân của ai đó. Tuy nhiên con người vốn dĩ không hoàn hảo nên một lúc nào đó bạn có thể sẽ vô tình phạm phải ít nhất một lỗi trong giao tiếp nói trên nhưng hãy cố gắng tự nhận ra lỗi và cải thiện vào những lần sau.

>> 7 địa chỉ truy tìm học bổng

Giao tiếp rõ ràng và chính xác

Trước khi đặt bất kỳ câu hỏi nào với ban tuyển sinh, bạn nên dành thời gian tự tra cứu trước để tìm kiếm câu trả lời. Chẳng hạn như bạn muốn biết thêm thông tin về yêu cầu nhập học hay tên các bộ môn được giảng dạy thì đều có thể dễ dàng tìm thấy trên trang tin chính thức của trường. Bạn không nên trông chờ vào việc người khác sẽ tra cứu thay cho mình mà ngược lại bạn hãy chủ động mọi thứ và chỉ nhờ vả khi bạn không thể tự tìm thấy câu trả lời thỏa đáng.

Trong trường hợp bạn cần phải đặt câu hỏi thì nên nhớ không nhất thiết phải dùng văn phong quá cầu kỳ để gây ấn tượng với đại diện tuyển sinh mà nên đề cao tính rõ ràng và dễ hiểu của thông tin cần truyền đạt. Nếu gửi nhiều câu hỏi thì bạn nên chia từng câu thành các gạch đầu dòng rõ ràng để người đọc dễ theo dõi. Trong trường hợp bạn gửi một câu hỏi duy nhất thì tiêu đề email hoặc biểu mẫu nên chỉ rõ điều bạn đang khúc mắc.

lien he truong dai hoc

Tránh việc giới thiệu bản thân dài dòng mà bạn chỉ cần chào hỏi ngắn gọn là đủ. Bạn không nhất thiết lúc nào cũng phải đính kèm CV, bằng đại học hay bảng điểm nếu không được trường yêu cầu. Khi nhận được phản hồi từ đại diện trường đại học, bạn nên đọc kỹ yêu cầu của họ và tiếp tục áp dụng những lưu ý trên để trả lời cho cuộc trao đổi thêm phần hiệu quả.

Giọng văn cũng rất quan trọng

Vì không gặp mặt trực tiếp nên giọng văn bạn sử dụng sẽ đóng vai trò rất quan trọng trong việc truyền tải cảm xúc cũng như thông tin cần thiết. Nếu sử dụng từ ngữ không khéo thì bạn có thể khiến đối phương cảm thấy khó chịu hoặc phật lòng. Cố gắng lựa chọn cách dùng từ chuẩn xác, đúng chính tả và đặt để dấu câu hợp lý để người nhận hiểu đúng những gì bạn muốn truyền tải. Bạn nên cố gắng giữ giọng văn lịch sự, chuyên nghiệp, vui vẻ và rõ ràng để người đọc có cảm tình mà giúp đỡ bạn nhanh chóng hơn.

Ngoài việc hạn chế dùng biểu tượng cảm xúc, bạn nên tránh dùng chữ in hoa quá nhiều để nhấn mạnh ý vì sẽ thể hiện sự hằn học không mong muốn trong câu văn. Bạn cũng không nên dùng quá nhiều màu chữ khiến người đọc rối mắt mà hãy cố gắng làm cho văn bản của mình đơn giản và nhẹ nhàng nhất có thể.

>> Các mẹo hữu ích khi nộp hồ sơ học bổng

Cung cấp thông tin chính xác

Tính chính xác trong giao tiếp là điều hết sức quan trọng. Trong lúc viết email, bạn nên kiểm tra các thông số quan trọng như mã môn học hay điểm thi một cách kỹ lưỡng để đại diện tuyển sinh có thể phản hồi một cách chính xác khúc mắc của bạn. Nếu bạn có đính kèm tài liệu nào trong email thì nhớ đề cập đến điều này để người nhận không bỏ sót. Khi đã có dự định đính kèm tập tin nào thì nhớ kiểm tra lại mình có quên thực hiện đó thao tác đó hay không. Nếu bạn nghĩ đại diện tuyển sinh cần thông tin nào đó như mã số sinh viên hay số điện thoại liên lạc thì có thể chủ động đính kèm trong email.

Nhiều kênh liên lạc có thể sử dụng

Các trường đại học có nhiều phương thức để liên hệ nên bạn có thể chọn hình thức phù hợp và thuận tiện với mình nhất. Hình thức phổ biến để liên hệ với đại diện trường là thông qua email với các tính chất đặc thù như:

Phù hợp để liên hệ với những người không có nhiều thời gian trống trong ngày để trả lời ngay
Bạn không cần phải được hồi đáp nhanh chóng
Phương thức tối ưu để đính kèm tài liệu
Có thể dùng để liên lạc với nhiều người cùng lúc
Lưu trữ thông tin đã trao đổi để tra cứu lại nếu cần

lien he truong dai hoc

Ngoài ra bạn còn có thể liên hệ với trường đại học thông qua điện thoại nếu cần phải trao đổi các thông tin cần sự bảo mật cao. Email hay mạng xã hội không có tính bảo mật như trò chuyện qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp. Bạn còn có thể đặt câu hỏi trên các diễn đàn hoặc hòm thư trên trang web. Nếu bạn liên hệ với trường đại học qua mạng xã hội thì nên lưu ý những hình ảnh bạn đăng tải trên trang cá nhân cần phải đúng mực và phù hợp để tạo ấn tượng tốt.

>> 7 điều du học sinh không nên làm trên mạng xã hội