Đi thực tập ở văn phòng du lịch 4 sao

>> Du học các nước cộng đồng EU

>> Trải nghiệm học tập ở Baylor University

>> Làm sao để tránh một năm dự bị đại học ở Úc

Đi thực tập = làm việc thực sự

Tôi vốn nộp đơn vào bộ phận Truyền thông của Văn phòng, nhưng bà Nadine cho hay văn phòng không có bộ phận đó, chính ngài giám đốc văn phòng là người đại diện truyền thông, và chỉ có thể vị trí thực tập tại bộ phận Đón tiếp và Thông tin là đang cần người. Tôi ừ luôn!

Sáng đầu tiên, tôi được tham gia vào buổi họp nội bộ của OT, khi đó mọi người thường tổng kết lại những vấn đề đã xảy ra trong tuần và phổ biến nội dung của tuần làm việc mới. Sự kiện gây chấn động của tuần trước đó là bộ phận Đón tiếp (mà tôi sẽ là thành viên trong hai tuần sau đó) bị mất tiền. Một thông tin quá là… sợ hãi đối với một đứa thực tập sinh như tôi. Khi đó trong đầu tôi chỉ có suy nghĩ mong cho những ngày thực tập sắp tới trôi qua thật nhanh, và run rủi hi vọng mình sẽ không bao giờ phải đụng vào cái két đựng tiền. Nhưng trên thực tế, điều mong muốn đó của tôi đã không thành hiện thực vì tôi chịu trách nhiệm gần như toàn bộ những công việc diễn ra tại quầy Đón tiếp, kể cả mua bán các sản phẩm chuyên biệt (như vé cho xe đi qua biên giới Thụy sĩ – vùng tôi nằm sát biên giới nước này), nghĩa là tôi phải làm việc rất nhiều với cái két sắt.

Làm du lịch kiểu cho không biếu không

Yêu cầu đầu tiên của nhân viên bộ phận Đón tiếp là luôn trả lời khách hàng với một nụ cười. Việc nói Xin chào hay Tạm biệt cũng là một trình tự bắt buộc. Thậm chí khi khách nói cảm ơn, tôi còn phải đáp lại "Vì dịch vụ của ông/bà" hay là "Là chúng tôi nói cảm ơn mới đúng". Thậm chí những nhân viên khác ở văn phòng, dù không làm ở bộ phận Tiếp đón cũng phải vui cười khi thấy khách. Ngay cả việc nói "Tôi không biết" cũng là điều cấm kị, thay vào đó thì phải nói rằng "Tôi sẽ thử tìm hiểu từ những nguồn thông tin khác".

Tôi hiểu rằng, có những yêu cầu trên bởi bộ phận tiếp đón ở OT chính là bộ phận duy nhất đại diện cho cả văn phòng làm việc trực tiếp với khách hàng, nên cách sử xự của các thành viên ở OT sẽ để lại ấn tượng về OT trong mắt khách hàng. Cô Nadine cho biết : “Văn phòng du lịch cũng được đánh giá theo các sao giống khách sạn vậy, nhưng ở OT thì chỉ có 4 sao là cao nhất. Văn phòng này đạt chuẩn 4 sao nhờ nhiều lí do: diện tích, vị trí, một gian hàng lưu niệm nhỏ, nhân viên biết nói ít nhất ba ngoại ngữ, toilet công cộng cho khách khi cần, nhất là nguồn thông tin du lịch phong phú về thành phố cũng như vùng miền và các tỉnh thành khác ở trong nước Pháp, thậm chí cũng có một số thông tin về một số nước lân cận”.

Công việc buổi sáng của tôi chủ yếu là đọc thư gửi về địa chỉ email của OT. Cũng như ở những công ty khác, OT sở hữu một phần mềm nội bộ có tên TC ACCUEIL, có nhiệm vụ nối các máy tính với nhau bởi mạng nội bộ Intranet, mọi người muốn trao đổi gì cứ chuyển tiếp qua nhau trong tích tắc. Bộ phận Tiếp đón thường kết hợp thư tay với email để tổng hợp yêu cầu trong ngày của khách từ xa. Ví dụ như ông Marcus ở Đức muốn những thông tin về việc đi bộ thể dục trong rừng thì tụi tôi sẽ click vào phần thông tin khách hàng, điền địa chỉ và tên tuổi của khách, sau đó click chọn vào danh mục những cuốn sách/ tờ rơi/ thông tin có liên quan thông tin vị khách này cần. Mọi thứ được xử lí ngay trên mẫu đơn sẵn có (chỉ khác ở chỗ tên tuổi và nhu cầu thông tin của khách), chúng tôi cần đi tìm ở kho lưu trữ và bỏ chúng vào phong bì gửi đến tận nhà ông A kia. Điều này đã làm tôi rất ngạc nhiên, bởi tất cả những công việc này là hoàn toàn miễn phí và bất kì vị khách nào cần cũng nhận được thông tin, không kể là khách nội địa hay nước ngoài. OT là đơn vị chi tất tần tật, khách hàng không phải trả bất cứ đồng nào. Vậy nên việc một ai đó quên đường, tạt ngang vào OT xin tấm bản đồ thành phố hay cuốn sổ nhỏ ghi lịch xe bus… là chuyện thường ngày.

Cùng với tinh hoa kiến trúc và bề dày văn hóa, khâu dịch vụ toàn tâm toàn ý của người Pháp càng khiến ngành du lịch nước này mãi giữa được đẳng cấp du lịch của mình.

(Chuyện kể của Trang Ami, sinh viên Truyền thông ở Pháp)